خانه » بیمه » روانسازی امور در شعب بیمه ای؛ انتظاری جدی

روانسازی امور در شعب بیمه ای؛ انتظاری جدی

به گزارش پایگاه خبری پول و بانک

سال‌های زیادی از استفاده از سیستم‌های الکترونیک در ادارات و سازمان‌های خدمات‌رسان به مردم در جهان می‌گذرد و در ایران، سازمان تأمین‌اجتماعی یکی از نخستین سازمان‌هایی بود که از سالیان دور و حتی پیش از پیروزی انقلاب، به این موضوع توجه کرد، اما با این وجود هنوز هم بسیاری از مراحل ارائه خدمات در این سازمان برپایه شیوه‌های سنتی مرسوم و به صورت دستی انجام می‌شود.

سال‌های زیادی از استفاده از سیستم‌های الکترونیک در ادارات و سازمان‌های خدمات‌رسان به مردم در جهان می‌گذرد و در ایران، سازمان تأمین‌اجتماعی یکی از نخستین سازمان‌هایی بود که از سالیان دور و حتی پیش از پیروزی انقلاب، به این موضوع توجه کرد، اما با این وجود هنوز هم بسیاری از مراحل ارائه خدمات در این سازمان برپایه شیوه‌های سنتی مرسوم و به صورت دستی انجام می‌شود. اگرچه این سازمان در دهه اخیر با اجرای طرح ساماندهی سوابق بیمه‌پردازی بیمه‌شدگان و استخراج اطلاعات از میان میلیون‌ها پرونده کاغذی و ورود اطلاعات به سیستم‌های رایانه‌ای گام بلندی در این زمینه برداشته است اما هنوز هم پرونده‌های کاغذی مبنای اصلی شناسایی بیمه‌شدگان و بررسی استحقاق آنان برای بهره‌مندی از برخی خدمات این سازمان به شمار می‌روند و مراجعان به شعب بیمه‌های سازمان تأمین‌اجتماعی، در بدو مراجعه به هریک از واحدها، ناچار از مراجعه به بایگانی و دریافت پرونده کاغذی خود هستند. به این ترتیب به نظر می‌رسد هنوز این سازمان با ورود تمامی اطلاعات مربوط به خدمات ارائه‌شده به هر بیمه‌شده به سامانه‌های رایانه‌ای و بی‌نیازی کامل به پرونده‌های کاغذی فاصله نسبتاً زیادی دارد.
یک مراجعه‌کننده به یکی از شعب بیمه‌ای تأمین‌اجتماعی تهران بزرگ، می‌گوید: جای تعجب است سازمانی به این عظمت که براساس آمارهای اعلام‌شده از سوی خود سازمان، حدود نیمی از جمعیت کشور را زیرپوشش دارد، هنوز هم وابسته به پرونده‌های کاغذی است.
وی که برای استفاده از خدمات بیمه بیکاری به  این شعبه مراجعه کرده است، می‌افزاید: هر بار که در این مدت به هریک از واحدهای شعبه مراجعه کرده‌ام، قبل از هرکاری مسئول مربوطه فرمی را امضا کرده و به دستم داده است که پرونده‌ام را از بایگانی دریافت و برای او بیاورم. نمی‌دانم که اگر در این فاصله، برگی از پرونده مفقود شود، بعدا با چه مشکلاتی مواجه خواهم شد؟

 تسریع در ارائه خدمات با بهره‌گیری
از امکانات رایانه‌ای
به گزارش خبرنگار خورشید، علاوه بر خدمات کوتاه‌مدت بیمه‌ای مانند مقرری بیمه بیکاری، غرامت دستمزد ایام بیماری و بارداری، کمک‌هزینه وسایل کمک‌پزشکی و… که شاید بیمه‌شده‌ای در تمام دوران پرداخت حق‌بیمه، نیازی به استفاده از این خدمات پیدا نکند، انواع مستمری‌های بازنشستگی، ازکارافتادگی و بازماندگان، مهم‌ترین خدمات بیمه‌ای سازمان تأمین‌اجتماعی است که شاید اگر گفته شود هدف غایی هر بیمه‌شده از پرداخت حق بیمه، استفاده از این مستمری‌هاست، چندان بیراه نخواهد بود. در این میان، استفاده از این خدمات بلندمدت، مشروط به داشتن سابقه‌کاری مقرر در قوانین است و به‌سبب حساسیت بیمه‌شدگان به این خدمات بلندمدت از یک‌سو و نیز هزینه سنگین پرداخت مستمری‌ها برای سازمان تأمین‌اجتماعی، جمع‌آوری و ثبت و نگهداری دقیق سوابق بیمه‌پردازی، مهم‌ترین وظیفه این سازمان و نیز درخواست بیمه‌شدگان است. از چند سال پیش طرح‌هایی برای بهبود دسترسی سریع و آسان‌تر به سوابق بیمه‌پردازی بیمه‌شدگان در سازمان تأمین‌اجتماعی، به اجرا در آمده است از جمله طرح سه‌گانه ساماندهی سوابق که در فرآیند آن با حذف اوراق اضافی پرونده‌ها و لاغرسازی آنها، در فاصله سال‌های ۱۳۸۱ تا ۱۳۸۳ سوابق بیمه‌پردازی هر بیمه‌شده از پرونده‌ها استخراج و در سیستم‌های رایانه‌ای شعب ثبت شد.
راه‌اندازی سامانه خدمات بین شعب و راه‌اندازی سیستم‌های متمرکز در سازمان تأمین‌اجتماعی، فازهای بعدی این طرح‌ها بود که به صورت نسبی و در بخشی از خدمات قابل‌ارائه به بیمه‌شدگان، کارفرمایان و مستمری‌بگیران تحولی مشاهده شد. ارسال لیست حق‌بیمه و پرداخت حق‌بیمه غیرحضوری توسط کارفرمایان، مشاهده سوابق بیمه‌شدگان و فیش مستمری‌بگیران سازمان ازطریق سایت رسمی سازمان، صدور و تأمین‌ اعتبار دفاتر درمانی بیمه‌شدگان کشور در هر یک از شعب سازمان و درخواست دریافت و تأیید سوابق بیمه‌شدگان به‌صورت الکترونیک ازجمله دستاوردهای این اقدامات بود.

 پرونده الکترونیک، گام نهایی مکانیزاسیون شعب تأمین‌اجتماعی
گام مهم دیگری که در ایجاد سازمان الکترونیک در تأمین‌اجتماعی در حال برداشته شدن است، ایجاد پرونده الکترونیک برای هر یک از بیمه‌شدگان، مستمری‌بگیران و کارفرمایان است. در این‌باره حسین جودکی، مدیرکل تأمین‌اجتماعی غرب تهران بزرگ، به خورشید گفت: برای ایجاد پرونده الکترونیک و حذف نیاز به پرونده‌های کاغذی، دو گزینه مطرح شده بود. نخستین گزینه مطرح شده اسکن کردن تمام مدارک موجود در پرونده بدون طبقه‌بندی بود که حسن این روش، سرعت در انجام کار و اتمام آن بود، اما با توجه به حجم بالای اوراق اسکن‌شده، حجم اطلاعات بسیار بالا و عدم طبقه‌بندی اسناد، بررسی آنها را در پرونده، برای کاربران بسیار زمان‌بر و مشکل می‌کرد و احتمال خطای انسانی نیز در این روش بسیار بالا بود. با توجه به این اشکالات و موانع، این طرح از دستور کار خارج شد.
جودکی، با بیان اینکه دومین راهکار اسکن مدیریت‌شده است، افزود: در این روش مراحل اجرایی کار به دو قسمت، بیمه‌شدگان جدیدالورود و اسکن اسناد گذشته تقسیم شد. این طرح در حال حاضر به‌صورت یک‌درگاهی، در شعبه ۲۷ تهران در حوزه عملکرد اداره‌کل تأمین‌‌اجتماعی شرق تهران و به صورت چند درگاهی اسکن همزمان در واحدهای مختلف، در شعبه ۶  تهران در حال آزمایش است، که پس از برطرف‌شدن اشکالات، در سال جاری به مرور به سایر شعب و سایر استان‌ها تعمیم داده خواهد شد.
مدیرکل تأمین‌اجتماعی غرب تهران بزرگ، یکی از فواید ایجاد پرونده الکترونیک را شامل امنیت داده‌ها و اطلاعات در صورت بروز حوادث غیرمترقبه ازجمله جنگ، زلزله، سیل و آتش‌سوزی دانست و گفت: در صورت بروز هرگونه حادثه حتی تخریب کامل واحد بیمه‌ای، با استفاده از نسخه پشتیبان، راه‌اندازی شعبه با حفظ تمامی سوابق در کمترین زمان ممکن امکان‌پذیر خواهد بود.
وی تسریع در انجام امور مراجعان را از دیگر مزایای ایجاد پرونده الکترونیک دانست و گفت: با توجه به طبقه‌بندی اسناد موجود در پرونده‌ها و امکان دسترسی سریع به مدارک بدون نیاز به اخذ پرونده از بایگانی و بررسی اسناد موجود در آن با کاهش محسوس زمان بررسی پرونده‌ها، زمان انتظار مراجعان برای دریافت خدمات کاهش‌یافته و از تراکم مراجعان جلوگیری می‌‌شود. از سوی دیگر ضمن بهبود کیفی خدمات‌رسانی به مراجعان و عدم نیاز به افزایش تعداد شعب، کاهش هزینه‌های سازمان و افزایش سطح رضایتمندی را به دنبال خواهد داشت.
جودکی، کاهش چشمگیر تولید اسناد کاغذی (به غیر از موارد خاص) را از مزایای دیگر این طرح دانست و گفت: به طور مثال با اسکن کردن شناسنامه و کارت ملی بیمه‌شده و اسکن اثر انگشت وی در زمان نام‌نویسی اولیه، این اسناد پس از مطابقت به وی بازگردانده شده و امکان مشاهده این اسناد با وضوح بالا و حتی چاپ آن در صورت ضرورت برای شعبه مهیاست و دیگر نیازی به نگهداری نسخه کاغذی این اسناد نخواهد بود. علاوه بر این، به علت انتقال پرونده‌های اسکن‌شده به بایگانی راکد و کاهش نیاز به نیروی انسانی برای بایگانی اسناد در واحد امور فنی  بیمه‌شدگان، در وقت و هزینه صرفه‌جویی می‌شود و بازدهی کاری افزایش می‌یابد.
وی افزود: امکان انتقال آنی پرونده به سایر شعب و استان‌ها نیز با اجرای نهایی این طرح فراهم می‌شود. با استفاده از تجهیزات الکترونیکی در مراحل اولیه و انتقال اطلاعات به سیستم‌های متمرکز که جایگزین سیستم‌های شعبه‌مدار فعلی می‌شود، در آینده شاهد دسترسی آسان و آنی توسط کاربران مجاز به محتویات پرونده به صورت الکترونیکی در اقصا نقاط کشور خواهیم بود.


منبع

همچنین ببینید

ورودبه دانشگاه با پرداخت هزینه با بیمه‌ملت

به گزارش پول بانک با تـولد هـر فرزند رویای آینـده‌ای درخشـان در ذهن والـدین شـکل …

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نه + نوزده =